Hoy vamos a ver cuales son los pasos que tenemos que dar para crear una Sociedad Limitada, debido a las características de esta forma jurídica hacen que sea la fórmula más recomendable para pequeños empresarios. Son pasos sencillos pero muchas veces se desconoce el orden de los mismos y empezamos a dar vueltas de un sitio a otro empleando más tiempo del necesario, por ello vamos a ver hoy detalladamente cada uno de ellos. Recordar que todos estos trámites se pueden realizar telemáticamente a través de un punto PAE (Punto de Atención al Emprendedor).
Registrar el nombre de la empresa
Para registrar el nombre de tu empresa deberás dirigirte al Registro Mercantil Central y solicitar el certificado negativo de denominación social, es el documento que acredita que el nombre elegido para tu sociedad no coincide con el de ninguna otra ya existente. Este trámite se puede realizar online en la web del Registro Mercantil Central.
Para la obtención de este certificado deberás presentar el documento en el que figuren tres posibles nombres para tu empresa.
Una vez concedido el certificado, el nombre quedará reservado para el solicitante durante seis meses, aunque sólo tendrá validez de tres meses hasta su registro en el notario. En caso de superar este período, deberás proceder a su renovación. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible para cualquiera.
Una vez concedido el certificado, el nombre quedará reservado para el solicitante durante seis meses, aunque sólo tendrá validez de tres meses hasta su registro en el notario. En caso de superar este período, deberás proceder a su renovación. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible para cualquiera.
Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa
Una vez obtenido el certificado, deberás abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa que vas a constituir e ingresar el capital mínimo inicial, 3.000,00 €. El banco emitirá un certificado de dicho ingreso que posteriormente deberás de presentar en la notaría. No podrás disponer del dinero hasta que presentes en el banco el alta en Hacienda y las escrituras selladas por el Registro Mercantil, pero a partir de ese momento podrás disponer de él para dedicarlos a cualquier gasto o inversión de la empresa.
Redacción de los Estatutos Sociales
Los socio deberán redactar los Estatutos Sociales, es decir, el conjunto de normas que regirán la empresa y que se incorporarán posteriormente a la escritura pública de constitución. Es recomendable delegar esta tarea a un abogado o encargárselo directamente a la notaria. Este trámite se ha simplificado mucho si creas tu empresa a través de un PAE, ya que utilizan unos estatutos simplificados tipo.
Existen una serie de elementos mínimos que debe contener cualquier Estatuto Social, tales como la denominación de la sociedad, en la que deberá figurar necesariamente "sociedad de responsabilidad limitada"; el objeto social o actividad a la que se va a dedicar la sociedad, la fecha de cierre de cada ejercicio, el domicilio social dentro del territorio español, el capital social, las participaciones en que se divida, valor nominal de cada participación y numeración de las mismas y el sistema de administración de la sociedad.
Escritura pública de la constitución
La firma de la escritura pública de la constitución de la sociedad por parte de todos los socios se realiza ante notario, lo que conlleva un coste que suele ser un porcentaje sobre el capital escriturado. Es un trámite previo a la posterior inscripción en el Registro Mercantil. Para la obtención de la escritura, es necesario aportar la siguiente documentación:
- Certificación negativa de denominación social (original).
- Certificación bancaria de la aportación dineraria al Capital Social.
- Estatutos Sociales de la Sociedad.
- D.N.I. original de cada uno de los socios fundadores.
- Declaración de inversiones exteriores, si alguno de los socios es extranjero.
Trámites en Hacienda: Obtención del NIF, alta en el IAE y declaración censal (IVA)
- Obtención del Número de Identificación Fiscal (N.I.F.)
Tras la firma de las escrituras deberás dirigirte a Hacienda para obtener el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.) privisional de tu sociedad, así como las etiquetas y tarjetas identificativas. Para ello, deberás aportar debidamente cumplimentado el modelo 036, la fotocopia del D.N.I. del firmante y la fotocopia de la escritura de constitución de la empresa obtenida en el notario.
De esta forma, se asignará un NIF provisional que tendrá una validez de 6 meses, plazo en el que la Sociedad deberá canjearlo por el definitivo.
- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E.)
También tendrás que darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Se trata de un tributo local que grava la actividad de empresas, profesionales y artistas y necesita de tantas alta como actividades se vayan a desarrollar. Para llevar a cabo los trámites de alta, modificación o baja de este tributo, será necesario que aportes el modelo 840 junto con el NIF en la Administración Tributaria correspondiente al lugar donde se ejerce la actividad. Para los supuestos exentos de este gravamen, es decir, aquellos que tengan una cifra de negocio inferior a 1.000.000,00 € al año, solo es necesario aportar el modelo 036 de la declaración censal indicando los epígrafes IAE a los que te acoges.
- Declaración censal (I.V.A.)
En esta declaración se detalla el comienzo, la modificación o el cese de la actividad. Ha de ser presentada por empresarios, profesionales, artistas y todos aquellos con obligaciones tributarias. Para su expedición, es necesario aportar el modelo oficial 036, el NIF de la Sociedad y el documento acreditativo de alta en el IAE.
Todos estos pasos se realizan a través del DUE (Documento Único Electrónico) en el caso de crear tu sociedad con un Punto de Atención a Emprendedores (PAE).
Inscripción en el Registro Mercantil
La sociedad ha de inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ha fijado su domicilio social. Para ello, tiene un plazo de dos meses desde la obtención de la escritura de constitución y necesita aportar la siguiente documentación:
- Certificación negativa de denominación social.
- Copia auténtica de la escritura de constitución de la Sociedad (no sirve copia simple).
- Copia del NIF provisional.
Este paso también se incluye en el DUE, por lo que no es necesario acudir al Registro Mercantil si trabajas con un PAE.
Obtención del NIF definitivo
Una vez completados los pasos anteriores, y como última acción, deberás dirigirte nuevamente a Hacienda para canjear la tarjeta provisional de N.I.F. por la definitiva, una vez se haya inscrito efectivamente la constitución de la sociedad. Si funcionas con DUE podrás obtener el documento de manera online.
Superados estos trámites, la creación de tu Sociedad Limitada ya es efectiva. Sin embargo, para que ésta pueda iniciar su actividad, es necesario que completes una serie de obligaciones adicionales con la seguridad social y con el ayuntamiento de la localidad donde hayas fijado la dirección social de tu empresa.
Seguridad Social:
- Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (también incluida en el DUE).
- Solicitud del número de patronal (sólo si vas a contratar trabajadores).
Ayuntamiento:
- Solicitar la Licencia de apertura.
